Вопрос-ответ

Как правильно организовать хранение документов?

Вы можете поручить ведение своего архива специализированной организации (государственной или частной), например, архивной компании «Транс-Архив». Для передачи документов на хранение в архив необходимо заключить договор о хранении, в котором должен указываться срок хранения, на период которого архив обязан хранить документы. Обычно срок хранения документов составляет не менее 75 лет, а для секретной документации – не менее 5 лет.

Если организация желает самостоятельно хранить документы, это будет не так просто: для ведения архивных работ необходимо соблюдать законодательные нормативы, которые специалисты «Транс-Архив» выделили в разделе «Нормативная база». К тому же, для начала стоит принять и разработать специальный внутренний акт, который должен регулировать порядок хранения документации.

Как происходит утилизация бухгалтерских документов?

Для выполнения такого вида работ в офисе заказчика, компания, которая производит утилизацию бухгалтерских документов, устанавливают опломбированные контейнеры, в которые будет загружаться документация, подлежащая утилизации. Наполненный контейнер отправляется на терминал, где должна осуществиться переработка документов до третьего (банковского) секретного уровня. Далее происходит процедура оформления, после чего выдаётся акт об утилизации документации.

Какие существуют виды хранения документов?

Компания «Транс-Архив» осуществляет хранение конфиденциальной документации несколькими способами:

1. Хранение документов на стеллажах. Поступающие документы проходят тщательную проверку и регистрацию в архивной базе данных, после чего документы размещаются на специально оборудованных стеллажах в архивном хранилище. Вся конфиденциальная документация помещена в специальные короба, которые промаркированы особым штрих-кодом, другой информации на коробах нет.

2. Хранение документов в архивных ячейках. Такие ячейки разработаны специально для хранения большого количества конфиденциальных документов. По вашему желанию ячейки могут быть оборудованы дополнительной системой безопасности, которая должна соответствовать всем требованиям заказчика.

3. Хранение документов в боксах. Боксы предназначены специально для хранения небольшого количества документации, доступ к боксам имеет только собственник документов или же его доверенное лицо.

Какие виды бухгалтерских документов хранятся вплоть до ликвидации фирмы?

1. Свободные годовые бухгалтерские отчёты и балансы, а также полная документация к ним (пояснительные записки, особые приложения к балансу, специализированные формы).

2. Ликвидационные, разделительные, передаточные балансы, а также пояснительные записки и приложения к ним.

3. Документация о переоценки основного фонда, определение износа основного средства, полное оценивание имущества организации (заключения, протоколы, расчёты и акты).

4. Документация о ведении конверсионных и валютных операций. Проведение операций с грантами, а также их сводки и отчёты.

5. Паспорта сделок.

6. Карточки учёта ценных бумаг, книг и журналов.