Внеофисное хранение документов
На сегодняшнее время хранение документов в современном офисном помещении очень неудобно и приводит к лишним затратам. Ведь для хранения вам нужно отвести специально оборудованное помещение, в котором полки будут забиты всевозможными документами, и будет весьма затруднительно отыскать необходимый документ или осуществить архивную обработку. Но это ещё не всё: для некоторых (конфиденциальных) документов необходимо наличие сейфа, а это бывает порой практически невозможно. С такой проблемой стали сталкиваться практически все успешные развивающие компании, которые существуют уже больше года.
Архивные работы компании «Транс-Архив» – это качество, стабильность, высокая скорость, а главное – разумная цена за оказание архивных услуг. Стоит отметить и обеспечение соответствующих условий для хранения документов. Например, в соответствии с действующим законодательством постановлено, что конфиденциальное хранение документов должно длиться не менее 5 лет, а вот документация по личному составу подлежит хранению не менее 75 лет. Поэтому, если вы захотите самостоятельно хранить все документы у себя в офисе, соблюдая законодательство, то вы понесёте значительные затраты, которые будут связаны с организацией необходимых условий хранения (безопасность, аренда, наличие специального оборудования и т.д.), а ведь многие документы могут быть вам не нужны, а хранить их необходимо.
И что же предпринять в том случае, если вы хотите эффективно использовать площадь офиса и при этом обеспечить сохранность конфиденциальных документов и правильно осуществлять архивные работы, на которые не всегда хватает времени? Самое выгодное для вас решение – воспользоваться услугой внеофисного хранения документации в компании «Траст-Архив».
Мы стараемся обеспечить полную сохранность и безопасность ваших документов наиболее выгодным для вас способом. Ведь каждый руководитель опасается утечки или потери информации, а также обеспокоен, сможет ли он вовремя получить необходимый документ из хранилища. Архивная компания «Транс-Архив» берёт на себя все архивные работы при оформлении и регистрации документов, в результате чего каждый документ будет иметь определённое место хранения и получить санкционированный доступ к нему будет легко и просто. Для обеспечения конфиденциальности наши сотрудники упаковывают документы в специальные короба, которые пломбируются и хранятся в отдельном боксе или архивной ячейке.
Особое внимание стоит уделить доставке документов: если клиенту потребуется документ, сначала нужно будет заполнить заявку, после чего в течение 3 часов вы получите требуемый материал. Доставка документации может быть осуществлена транспортом архивной компании или же силами клиента. Хранение документов в нашем архиве позволят вам также использовать множество дополнительных услуг, например, каждому клиенту мы предлагаем создать образы документов. Документы передаются посредством электронной почты.
Мировой финансовый кризис не должен повлиять на ваше решение пользоваться архивными услугами, денежно-кредитная политика вашей компании должна учитывать важность всех расходов.